Określ skalę ważności

Przyjmij zasadę, że nigdy nie będziesz dotykać dokumentu dwa razy. Innymi słowy, jeżeli chwyciłeś list i nie wiesz w danej chwili, do jakiej teczki należy go włożyć, poczekaj i zastanów się. Nie dotykaj żadnych innych listów do momentu umieszczenia pierwszego na właściwym miejscu.

Określ skalę ważności. Staraj się nie wykonywać trzech rzeczy na raz. Nie możesz jednocześnie dyktować tekstu nagrywając go na magnetofon, przyjmować telefonu i porządkować biurka. Kiedy wkraczasz do biura, nie możesz natychmiast gnać do koszyczka z korespondencją.

Pierwsza rzecz, jaką należy uczynić po przyjściu rano do biura, to zdjęcie płaszcza i zajęcie miejsca na fotelu. Przez chwilę nie rób nic. Oddychaj głęboko. Weź kartkę papieru i sporządź listę wszystkich spraw, jakie musisz załatwić tego dnia bądź w najbliższej przyszłości. Kiedy to już masz, zaznacz punkty do realizacji na dzisiaj.

Nim zaczniesz pracować nad poszczególnymi pozycjami, pomyśl, czy którychś nie da się wyeliminować. Z pozostałych wybierz sprawę, którą najmniej lubisz, i zacznij od niej. Takim sprawom dawaj pierwszeństwo. Twój poziom energii jest najwyższy rano. Po obiedzie ciało i umysł w znacznym stopniu zwalniają obroty, sprawiając, że stajesz się mniej wydajny. Jest to korzystne także z psychologicznego punktu widzenia, gdyż przez resztę dnia czujesz się lepiej, jeśli załatwiłeś już najprzykrzejsze rzeczy, nie odkładając ich na później.

Jeżeli pod koniec dnia stwierdzasz, że nie mogłeś uporać się z wszystkimi punktami określonymi przez ciebie jako „pilne” i jeżeli dzieje się to regularnie, możesz stanąć wobec konieczności zastanowienia się nad poniższym.

Czy jesteś mułem rodziny bądź firmy? Czy wszystko ląduje na twoim biurku lub w twoich rękach dlatego, że inni tego nie zrobili? W tym kontekście jest rzeczą istotną, czy jesteś szefem, czy sekretarką, ojcem czy matką.

Jeżeli inni ludzie posługują się tobą, by pozbyć się swoich śmieci, musisz z tym skończyć. Należy ich powiadomić, że dłużej nie będziesz tego tolerować. Nie obiecuj dotrzymania terminów, których z pewnością nie dotrzymasz. Nie przyjmuj więcej pracy, jeżeli jesteś już nią przysypany po uszy. Oto kilka przykładów radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Szef wpada do pokoju, dzierżąc w prawicy plik rękopisów. Koszyk korespondencyjny sekretarki już się przelewa, a ona sama stuka w maszynę od ósmej trzydzieści rano, starając się opanować sytuację. Pracuje obecnie nad ważną prognozą, która musi być dostarczona jutro o dziesiątej rano.

Możesz mówić „nie” w sposób dobitny, wcale nie zachowując się agresywnie czy niekulturalnie. Cała sztuczka polega jedynie na wielokrotnym powtarzaniu danej sugestii. Nie ugnij się wobec zarzutów czy emocjonalnego szantażu. Wytrwaj, a otrzymasz to, czego chcesz.

Jeżeli zrobisz tak kilka razy, ludzie zaczną myśleć, iż nie masz ochoty przyjmować dodatkowych prac, nie pozwalasz, aby tobą pomiatano, a po niedługim czasie spostrzeżesz, że nie wysuwają już pod twoim adresem nonsensownych żądań. Stałeś się człowiekiem stanowczym, a inni zaczną cię za to darzyć szacunkiem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *