Blog naukowy z Warszawy. Zdobądź wiedzę z języków obcych, nauki śpiewu...

Aktualizowanie kluczowych dokumentów

„Hipoteza: W powodzi papierków niewielka liczba dokumentów staje się osią, wokół której obraca się kierowanie każdym przedsięwzięciem. Dokumenty te są najważniejszymi osobistymi narzędziami szefa”.

Przy opracowaniu nowego komputera niezbędnymi dokumentami są: zadania, specyfikacje, harmonogram prac, budżet, schemat organizacyjny, przydział miejsca, a także szacunki, prognozy i ceny maszyny.

Na wydziale wyższej uczelni niezbędnymi dokumentami są: zadania, wymagania co do stopni naukowych, opisy wykładów, propozycje tematów badawczych, plan zajęć i przydział zajęć, budżet, przydział miejsca, przydział pracowników pomocniczych i absolwentów.

W przedsięwzięciu programistycznym niezbędne dokumenty są takie same: zadania, podręcznik dla użytkownika, dokumentacja organizacji wewnętrznej, harmonogram prac, budżet, schemat organizacyjny i przydział miejsca.

Nawet przy realizaq’i małego przedsięwzięcia szef powinien już na początku prac sformalizować przygotowanie takiego zbioru dokumentów. Przygotowanie każdego dokumentu w tym małym zbiorze pomaga zdyscyplinować myślenie i sprecyzować wątpliwości. Akt pisania wymaga podjęcia setek minidecyzji, a właśnie one ułatwiają odróżnienie strategii jasnych i precyzyjnych od mętnych.

Aktualizacja każdego kluczowego dokumentu zapewnia właściwe nadzorowanie stanu prac i stanowi swego rodzaju mechanizm ostrzegania. Każdy dokument szefa to lista kontrolna i baza danych.

Podstawowym zadaniem szefa przedsięwzięcia programistycznego jest dążenie do tego, by wszyscy zmierzali w tym samym kierunku. Głównym codziennym zadaniem szefa jest komunikowanie się z podwładnymi, a nie podejmowanie decyzji: w dokumentach są informacje dla zespołu o planach i decyzjach.

Szef przedsięwzięcia poświęca jedynie małą część swojego czasu – może 20 procent – na zadania, do których są mu potrzebne informacje z zewnątrz. Rozreklamowana koncepcja „systemu pełnego informowania kierownictwa”, wspierającego menedżerów, nie jest jak widać oparta na sprawdzonym modelu zachowań kierowniczych.

Podobne Artykuły

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.